晋中职业技术学院：两大特色模式创新档案管理

晋中职业技术学院在档案管理工作中探索形成“双轨并行管理模式”与“三维联动运行机制”两大亮点，通过分类精准化、管理专业化、服务现代化改革，为学校教学、管理及“四校一体化”办学提供坚实档案支撑，成为区域职业院校档案管理创新的典型范例。

“综合+专业”双轨并行  档案管理既统又专

为破解传统档案管理“大而全易杂乱、专而精难统筹”的难题，学院创新构建“2个综合档案基础库+4个专业档案特色库”管理架构，以“统筹兼顾、分类施策”实现档案资源高效管理。

综合档案库作为全校档案管理“总枢纽”，2个专用库房内配置专业密集架，集中存放行政公文、教学管理、科研项目、财务凭证等通用性核心档案，通过统一归集、规范保管流程，确保基础档案“存得好、调得出”。

在此基础上，学院聚焦不同部门业务需求，精准设立4个专业档案室，实现“一类档案对应一个管理主体”：组织人事部档案室聚焦教职工招聘、职称评定等人事材料，服务师资队伍建设；团委档案室专项管理团员发展、志愿服务等团务资料，助力共青团工作规范化；学生处档案室集中保管学籍信息、就业协议等学生档案，保障学生成长跟踪与档案转接；社会教学部档案室则专门收录社会培训、校企合作教学档案，为非学历教育工作提供追溯依据。

“标准+数字+一体”三维联动  管理效能与办学协同双提升

围绕“提质增效、融合发展”目标，学院从硬件、技术、协同三方面发力，打造“标准化+数字化+一体化”现代化档案管理体系。

在标准化建设上，学院投入350万元分两期推进，建成1000平方米标准化档案管理区域。区域内配齐温湿度调控、防火防潮、安防监控等专业设备，同步制定档案整理、归档、查阅全流程规范，全面符合国家及地方档案管理标准，为档案安全筑牢“硬件+制度”双重防线。

针对传统纸质档案查阅效率低、易损耗问题，学院启动档案全数字化转型，对全校15.8万卷宗档案进行扫描、著录与索引建立，建成电子档案数据库。师生及工作人员通过授权系统即可在线检索查阅，不仅大幅缩短查阅时间，更减少纸质档案调取频次，实现档案管理从“物理存储”向“数字服务”的跨越。

结合与晋中卫校、晋中艺校、晋中体校“四校一体化”办学战略，今年9月起，学院推动四校档案管理一体化运行：四校档案管理人员打破校际壁垒合署办公，统一纳入晋中职业技术学院档案管理团队；同时对四校历史与新增档案统一梳理归档，建立跨校档案共享数据库，彻底打破信息孤岛，为四校教学资源整合、学生跨校培养、师资共享等工作提供高效档案服务，为一体化办学注入新动能。（梓萱 史进智）

责任编辑：姚荃茂